AI 工具方便，但客戶資料去咗邊？
愈來愈多香港中小企用 AI 工具處理客戶查詢、整理報價、自動回覆 WhatsApp，甚至用 AI 會議記錄工具錄低銷售通話。方便還方便，但當客戶姓名、電話、身份證號碼、病歷、財務資料送入這些工具之後，資料實際存放在哪裡、誰人可以查看、會否被用來訓練模型，很多老闆都答不出來。
2026 年 10 月香港政府舉辦的「網絡安全攻防演練——以攻築防2026」正好提醒一件事：攻擊者不會只攻大企業，中小企的客戶名單在暗網有價有市。與其事後補救，不如在簽約前問清楚。以下五條問題，建議直接寫入採購清單，逐條向供應商索取書面答覆。
問題一：資料存放在哪個國家或地區？
香港沒有強制資料本地化法例，但《個人資料私隱條例》要求機構採取一切合理步驟保護個人資料，包括跨境傳輸時的合約與技術保障。如果供應商把資料存放在香港以外，你要知道：
- 具體是哪個雲端區域（例如新加坡、美國、歐洲）
- 傳輸過程是否全程加密（TLS 1.2 或以上）
- 當地法律是否容許政府或第三方查閱資料
實際做法：要求供應商提供雲端架構圖或資料流程圖，並在合約註明「資料存放地區」條款。如果對方答「我們用 AWS」但說不出區域，即是未準備好回答這個問題。
問題二：我的客戶資料會否被用來訓練 AI 模型？
這是中小企最常忽略的一條。部分 AI 工具在服務條款中保留「使用客戶數據改善服務」的權利，實際上等於把客戶對話、文件內容餵入模型。一旦客戶資料成為訓練數據，基本上無法撤回。
檢查步驟：
- 在合約或服務條款搜尋「train」、「improve」、「model improvement」、「aggregated data」等字眼。
- 要求供應商書面確認：客戶資料不會用於訓練、不會與第三方共享作訓練用途。
- 如果供應商提供「零保留」或「企業版不訓練」選項，確認是否額外收費，以及是否適用於你使用的功能模組。
時間估算：逐份條款審閱約需 1 至 2 小時；若供應商不願書面確認，這本身就是一個警號。
問題三：資料保留多久？刪除機制如何運作？
很多 AI 工具預設保留對話紀錄 30 天、90 天或無限期，視乎方案。對中小企而言，保留期越長，外洩風險越大。你需要問：
- 刪除是即時、7 天內，還是 30 天內完成？
- 備份系統中的副本何時清除？
- 客戶要求刪除資料時，工具能否配合你在合理時間內完成？
《個人資料私隱條例》要求資料保留時間不超過達致原定目的所需。如果工具預設保留三年，而你的客戶查詢只需保留三個月，這個落差就是風險。簽約前要求調整保留期，或最少確認可以手動刪除。
問題四：如果發生外洩，誰負責通報？
資料外洩的通報責任在資料使用者，即你的公司，不會因為用了第三方工具而轉移。但實際操作上，你需要供應商在發現事故後盡快通知你，否則你無法履行通報責任。合約要寫清楚：
- 供應商發現事故後多少小時內通知你（建議 24 至 72 小時）
- 通知內容包括哪些資料受影響、涉及多少客戶
- 供應商是否提供事故調查報告及補救支援
- 因供應商疏忽導致外洩的賠償或責任上限
如果供應商合約寫「責任上限為過去十二個月月費」，即是你每月付 HK$500，賠償上限就是 HK$6,000，遠低於實際損失。這類條款要逐字看清楚。
問題五：離職員工或第三方承包商仍可查看資料嗎？
AI 工具的帳戶權限管理，往往比想像中寬鬆。前員工的登入帳戶可能仍然有效，供應商的技術支援人員可能可以查看你的資料作「排錯」用途。你要問：
- 能否設定角色權限，限制誰人可以看到客戶資料？
- 供應商員工查看資料時，是否有記錄（access log）？
- 離職流程是否包括即時撤銷 AI 工具帳戶？
實務上，建議每季做一次帳戶盤點，並要求供應商提供管理員層級的存取記錄。若工具不提供任何存取記錄，代表你無法知道資料曾被誰查看，這對處理客戶投訴非常不利。
簽約前的實際行動清單
把以上五條問題整理成一頁紙的供應商問卷，要求對方書面回覆，並保留紀錄。整個流程大約需要 3 至 5 個工作天，視乎供應商回覆速度。如果供應商在兩星期內仍未能提供清晰答覆，建議直接跳過，因為這反映其內部對資料處理缺乏透明度。
另外，記得同步檢查自己網站的表單和客戶資料庫。AI 工具只是其中一個環節，網站本身收集了什麼、存放在哪裡、誰有權限，同樣需要一併盤點。你可以參考 網站維護與安全方案，了解如何把資料地圖與權限管理納入日常運作；有具體情況想討論，亦可 聯絡我們 安排一次檢查。
總結：五條問題，換來一份可解釋的合約
AI 工具本身不是問題，問題是「唔清唔楚」。香港中小企資源有限，不可能像大企業那樣做完整審計，但只要你願意在簽約前問清楚五條問題——資料存放地點、是否用於訓練、保留與刪除機制、外洩通報責任、存取權限——就已經可以避開大部分明顯風險。把答案寫入合約或採購紀錄，日後客戶問起，你答得出，就是最好的保障。