報價寄出後，為何總是無回音？
香港中小企老闆每日忙着見客、報價、跟進生產，很多時報價寄出後就靠「得閒再追」。結果一星期過去，客人已經幫襯第二間。問題不在於你唔夠勤力，而在於跟進流程依賴記憶同心情，無節奏、無話術，追得太疏又怕煩，追得太密又怕趕客。用 AI 幫手，可以將「幾時追、追咩、點追」變成一個可重複的系統，成本低而且唔會漏。
第一步：定義「未回覆」的狀態與時限
首先，你要為報價單設定清晰狀態：已寄出、已讀未覆、已覆但未決定、已成交、已流失。用 AI 工具（例如 Google Sheets + Apps Script，或簡單 CRM 如 HubSpot 免費版）記錄每次報價的寄出日期、金額、聯絡人同產品類別。然後定下跟進時限，例如：
- 第 2 個工作天：第一次跟進（確認收到報價）
- 第 5 個工作天：第二次跟進（提供額外資訊或案例）
- 第 10 個工作天：第三次跟進（提出具體行動，如通話或會議）
- 第 15 個工作天：結案跟進（詢問是否暫時擱置，保持關係）
呢個節奏可以按行業調整，但重點是固定，唔好靠感覺。AI 可以每日自動篩選出「今日需要跟進」的名單，電郵或 WhatsApp 提醒你，唔會再漏。
第二步：用 AI 生成個人化跟進話術
跟進最忌千篇一律的「Just following up」。你可以用 AI 按報價內容、客戶行業同上次溝通重點，生成三段式話術：
第一次跟進：確認與補漏
目標是確認對方收到報價，並主動提供一個小幫助。例如：
陳生你好，上星期電郵的報價單（項目：網站改版，總額 HK$28,000）唔知你有冇收到？我哋另外整理咗一份「同類公司改版前後流量變化」的簡短參考，如有需要可以發給你。想確認一下報價內容有冇邊部分想再了解？
AI 可以根據你輸入的報價摘要，自動產生類似句子，你只需微調稱呼同細節。
第二次跟進：提供價值而非催促
第二次跟進唔好問「決定未」，而是提供新資訊。例如：
陳生，我哋最近幫一個類似規模的客戶處理網站速度問題，發現載入時間由 5 秒減到 2 秒後，查詢表單提交率有明顯改善。如果你哋網站都有類似情況，我可以安排 15 分鐘電話簡單講講，唔使有任何承諾。
呢類話術可以用 AI 快速生成，關鍵是具體、有數據感、低壓力。
第三次跟進：明確行動與期限
第三次要給對方一個容易回答的選擇，例如：
陳生，想確認一下呢個報價係咪仍然喺考慮中？如果暫時未係時候，我哋可以先擱置，兩個月後再同你跟進。如果希望今個月內開始，我哋可以預留檔期，但需要你喺星期五前確認。你覺得邊個安排比較適合？
這類話術讓客戶容易回覆，亦保護你的時間。
第三步：設定 AI 自動化流程（附工具與成本）
唔需要複雜系統，以下係一個實際可行的設定：
- Google Sheets 記錄報價：欄位包括客戶名、聯絡方式、報價日期、金額、狀態、下次跟進日、跟進次數。
- Apps Script 或 Make（Integromat） 每日檢查「下次跟進日」等於今日且狀態為「已寄出」的列，自動發送提醒電郵給你，並附上 AI 生成的話術草稿（可呼叫 OpenAI API 或 Gemini API，每次成本約 HK$0.01–0.05）。
- WhatsApp Business API 或電郵：你收到提醒後，覆核話術，一鍵發送。如果用量大，可以設定半自動：AI 生成草稿，你審批後發送。
- 記錄回覆：客戶回覆後，手動更新狀態，AI 會根據新狀態調整下次跟進日或結案。
時間估算：初次設定約 2–4 小時；每日操作約 10–15 分鐘。工具月費：Google Sheets 免費，Make 免費版每月 1,000 次操作已夠中小企用，OpenAI API 每月約 HK$50–200（視用量）。
如果你想將跟進流程同網站表單、CRM 整合，可以參考我哋的 服務計劃，或者 聯絡我哋 傾吓點樣設定。
第四步：設計「唔覆都唔得失」的結案話術
很多時客戶唔覆唔代表唔想買，只係忙。與其不斷追，不如用一個得體的結案訊息保持關係：
陳生，明白你最近可能比較忙，我哋暫時唔再跟進呢個報價。如果日後有需要，隨時可以搵我，報價內容我哋會保留三個月。祝你生意順利！
呢個訊息可以用 AI 批量生成，但建議人手微調稱呼。結案後，將客戶標記為「冷卻」，三個月後再自動提醒一次。
第五步：每週檢視跟進成效
用 AI 每週總結：本週跟進數量、回覆率、成交率、平均跟進次數。如果發現某類報價回覆率特別低，可以調整話術或跟進時機。例如，如果第二次跟進後回覆率明顯上升，就維持；如果第三次跟進引起反感，就考慮提前結案。呢個檢視過程只需 15 分鐘，但可以持續優化。
總結：跟進不是糾纏，而是有節奏的服務
用 AI 追未回覆的報價，核心唔係騷擾客戶，而係準時、有價值、有退場機制。設定清晰狀態與時限、用 AI 生成個人化話術、自動化提醒與記錄，可以令你跟進得更專業，亦唔會浪費時間。對於香港中小企，呢套流程成本低、回報直接：減少漏單，提升成交率。與其靠記憶，不如靠系統。如果你想進一步將報價、跟進同網站數據打通，歡迎 同我哋傾談，我哋可以按你嘅行業設計合適流程。